Dans le cadre de la gestion de notre entreprise, Dèstrom-Corp, nous avons récemment été confrontés à une situation qui pourrait arriver à tout entrepreneur, surtout à ceux dont l’entreprise est encore récente. L’objectif de cet article est de partager notre expérience et d’illustrer comment la vigilance et une gestion méthodique peuvent aider à éviter les pièges potentiels d’une tentative de fraude.
Contexte de la demande
L’incident en question a débuté par une demande soumise via notre marque AB-Story, qui se consacre à l’édition, à la diffusion et à la distribution de livres audio. Bien que cette marque ne prenne pas en charge les prestations de service, nous avons initialement répondu à cette demande en attendant de la transférer vers notre autre marque, Locutus, qui s’occupe spécifiquement de ce type de service.
La personne en question prétendait travailler pour un grand groupe et nous a contactés avec une demande d’accompagnement pour la réalisation de livres audio. Jusque-là, rien d’anormal.
Cependant, des éléments ont rapidement éveillé nos soupçons, en particulier l’utilisation d’une adresse Gmail, sans aucune mention d’entreprise ni de domaine professionnel. Cela a soulevé des interrogations légitimes quant à la véracité de son identité et de ses intentions.
Une demande inhabituelle de documents officiels
Très vite, la personne nous a demandé de lui fournir des documents sensibles, parmi lesquels figuraient :
- Le KBIS,
- L’attestation de vigilance URSSAF,
- La liste des bénéficiaires effectifs.
Bien que ces documents soient couramment utilisés dans le cadre de relations contractuelles, il nous a semblé étrange qu’ils soient exigés avant même que le moindre accord ou contrat ne soit formalisé. De plus, certaines de ces informations sont librement accessibles via des sources officielles comme Info Greffe. Nous avons donc jugé que cette demande n’était pas justifiée à ce stade de la discussion.
Analyse et premiers doutes
Plusieurs facteurs ont renforcé notre méfiance face à cette demande :
- Le timing : Solliciter des documents aussi sensibles avant même d’avoir établi une collaboration formelle est inhabituel.
- L’absence de transparence : L’utilisation d’une adresse Gmail, sans aucun domaine d’entreprise ni preuve tangible que cette personne travaillait pour le « grand groupe » mentionné, nous a mis en alerte.
- Les informations disponibles publiquement : Une partie des documents demandés, comme le KBIS, est consultable directement via Info Greffe, ce qui rendait la demande encore plus suspecte.
Nous avons donc décidé de ne pas céder à la pression. Afin d’agir de manière professionnelle, nous avons répondu poliment à cette personne en indiquant que les documents officiels demandés ne seraient transmis qu’au moment de la signature du contrat, comme c’est la pratique habituelle. Nous avons également suggéré qu’elle vérifie l’existence de notre entreprise via les canaux officiels, notamment Info Greffe.
Une réponse inattendue : remise en question de la récente création de notre entreprise
La réponse que nous avons reçue par la suite nous a paru pour le moins curieuse. La personne a semblé émettre des doutes sur la légitimité de notre entreprise en raison de son enregistrement récent (le 6 juin 2024). Nous avons été surpris par cette réflexion, car la date de création d’une structure juridique ne détermine en aucun cas la compétence ou la capacité de celle-ci à fournir des services professionnels de qualité.
Notre expertise dans la production de livres audio, nos réalisations, ainsi que notre engagement envers nos clients sont les éléments qui parlent pour nous.
Nous avons donc répondu de manière directe et transparente, en expliquant que la jeunesse de notre entreprise n’altérait en rien notre savoir-faire ni notre capacité à mener à bien des projets conformes aux standards de l’industrie. Nous avons également précisé que notre catalogue, bien que modeste à ce stade, témoigne de notre expertise.
En conclusion, nous avons laissé à la personne la liberté de se tourner vers d’autres prestataires plus anciens, tout en lui souhaitant du succès dans ses projets.
Conclusion et leçons à retenir
Cette expérience nous a rappelé l’importance d’être vigilant face à des demandes inhabituelles ou suspectes, surtout lorsqu’il s’agit de documents sensibles. Voici les principales leçons que nous en avons tirées et que nous souhaitons partager avec d’autres entrepreneurs :
- Ne jamais fournir de documents sensibles sans un cadre contractuel formalisé : Même si un client potentiel paraît sérieux, il est crucial de protéger les informations confidentielles de votre entreprise.
- Vérifier l’identité de l’interlocuteur : Une adresse email professionnelle et des preuves tangibles de l’identité de l’entreprise sont des signes importants de crédibilité.
- Utiliser les ressources officielles : Les informations de base sur une entreprise peuvent souvent être consultées via des plateformes publiques comme Info Greffe. Cela permet de rassurer les parties sans nécessiter la fourniture de documents privés.
- Rester professionnel et courtois : Face à des doutes ou des soupçons, il est essentiel de répondre avec professionnalisme, sans perdre de vue les règles de prudence.
- Ne pas se laisser intimider par des remarques sur la jeunesse d’une entreprise : La qualité des services que nous proposons ne dépend pas de la date d’enregistrement de notre société, mais de l’expertise et de l’engagement de notre équipe.
En partageant notre expérience, nous espérons que cela pourra aider d’autres entrepreneurs à être plus prudents et à savoir comment réagir face à des demandes suspectes. La vigilance est une arme essentielle dans la gestion d’une entreprise, et savoir dire non, même à un potentiel client, peut parfois être la meilleure décision pour protéger votre structure.